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印刷业务的传统采购模式与现代采购模式的分析

《广东印刷》2010年第5期 作者:李树坤 更新日期:2012-01-31

企业采购即传统意义上的物料、设备或工程采购,它是企业为满足其生产、经营或其他方面的需要,在充分了解市场要求的情况下,根据企业的内部需要或经营能力,运用适当的采购策略和方法,通过等价交换,实现物流向企业组织内部流动的经济活动过程。

1.印刷业务传统采购模式

在计划经济体制下和市场经济改革初期,由于物资短缺,采购工作主要是购进所需的物资,为完成任务可以不问质量、不管价格、不计成本。企业吃国家的大锅饭,亏损盈利对个人和企业都无影响。企业工作的重点是按计划完成生产任务,忽略了采购工作的管理。随着市场经济体制改革的深化和发展,买方市场的形成,企业面临生死存亡的挑战。许多企业经营困难,成本压力大,资金压力大,竞争压力大。在这种情况下,企业要生存发展,必然要实行低成本战略。在生产领域里,尽可能消除一切浪费,降低各种物资、人力、资本的消耗,这项工作从目前来看抓得比较好。由于计划经济观念的影响,我国的企业普遍忽视采购管理在企业管理中的作用,这是一种先入为主的思想导致的,因为企业的各种消耗是构成成本的主要因素,所消耗物资的价值量取决于两个因素即物资消耗量和单位价格,通常情况下降低消耗是通过技术进步、改善管理来实现的,而降低采购的价格取决于市场。虽然经过改革开放二十几年的发展,采购管理的重要意义仍然没有提升到应有的高度,受传统采购管理思想影响较重。

传统的企业采购只是被看作一个同供应商的交易过程,在这个过程中,采购的重点放在如何和供应商进行商业交易的活动,特点是比较重视交易过程的供应商的价格比较,通过供应商的多头竞争,从中选择价格最低的作为合作者。交易过程的重点是价格的谈判。因此在供应商与采购部门之间经常要进行报价、询价、还价等来回的谈判,并且多头进行,最后从多个供应商中选择一个价格最低的供应商签订合同,订单才决定下来。传统的采购模式的主要特点表现在如下几个方面。

①传统采购过程是典型的非信息对称博弈过程。选择印刷企业在传统的采购活动中是一个首要的任务。在采购过程中,采购一方为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商,往往会保留私有信息,因为如果给印刷企业提供的信息越多,印刷企业的竞争筹码就越大,这样对采购一方不利。因此采购一方尽量保留私有信息,而印刷企业也在和其他的澳门威利斯888网址印刷企业竞争中隐瞒自己的信息。这样,采购、供应双方都不进行有效的信息沟通,这就是非信息对称的博弈过程。而且,由于信息的不对称现象的客观存在,对各印刷厂的澳门威利斯888网址印刷质量不是很清楚,再加上采购者的主观故意,往往出现降质采购的情况。

②验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作,质量控制的难度大,质量与交货期是采购一方要考虑的另外两个重要因素,但是在传统的采购模式下,要有效控制质量和交货期只能通过事后把关的办法。因为采购一方很难参与印刷企业的生产组织过程和有关的质量控制活动,相互的工作是不透明的。因此需要通过各种有关标准如国际标准、国家标准等,进行检查验收。缺乏合作的质量控制会导致采购部门对业务质量控制的难度增加。

③供需关系是临时的或短时期的合作关系,而且竞争多于合作。在传统的采购模式中,供应与需求之间的关系是临时性的,或者短时性的合作,而且竞争多于合作。由于缺乏合作与协调,采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多,很多时间消耗在解决日常问题上,没有更多的时间来做长期预测与计划工作,供应与需求之间这种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性。

④低效的业务选择过程。在印刷企业的选择上是一项费时费力的事情,采购者需要根据多种多样的信息来源如包括报纸、电视、熟人介绍等,到众多的澳门威利斯888网址印刷企业的产品目录里查看产品印刷质量,然后再了解各企业的定价信息,要消耗不少人力、物力。

⑤费时的手工订货操作。在确定印刷企业后,业务方还要安排定货,以手工方式和纸面文件为基础,从需求提出至定货过程有时需要与供应商之间多次见面,以及多次传真、电话联系,才能正式下定单,而且下定单后很可能还要监督订单的执行过程。

⑥不规则的采购。在采购过程中有很多不合规则的行为存在,采购权力集中,暗箱操作、个人说了算,这种决策方式,就使得企业经销的重点放在采购人员身上,如采购人拿回扣,不按照正常的采购程序采购,很多采购都是没有合同的非授权采购,这使得采购公司无法利用经过采购合同谈判所带来的好处等,都会给企业带来损失。采购中这些腐败现象,涣散着职工的斗志,加剧了企业的困难。

⑦昂贵的采购成本。由于采购人对印刷商的比较和选择不充分,印刷活件和服务的价格很可能较高,再加上采购潜在成本,使得印刷活件和服务成本超出预计。有时候印刷活件质次价高,造成企业成本上升。

⑧冗长的采购周期。从上述特点看,采购周期长是必然的,由于复杂的手工审批和采购过程所导致的过长的采购和定货周期,削弱了企业在这个“时间就是金钱”的商业社会中的竞争优势。

2.印刷业务现代采购模式分析

现代采购管理来源于对传统采购管理理论的浓缩和创新,以适应不断发展的市场环境和经济背景。传统采购管理理论一般比较注重采购行为本身,因为在当时的条件下,企业普遍比较重视收益,而忽视对成本的关注。随着市场环境的变化,企业经营面临越来越激烈的市场竞争,市场销售的难度加大,此时,降低成本成为企业提高利润的最直接、也是最有效的手段,采用有效合理的采购活动可以降低企业的采购成本,因此,愈来愈得到人们的重视。我国印刷业务的采购目前主要有三种方式,一是传统的不透明采购方式;二是公开招标采购方式;三是电子商务采购方式。而且,许多印刷业务正在从传统的粗放式采购向招标采购与电子商务采购发展,尤其是向电子商务采购的方向发展。

随着市场经济的不断深入和互联网技术的不断发展,电子商务采购有着传统采购不可比拟的优势:

①可以扩大供应商比价范围,提高采购效率,降低采购成本。突破传统采购模式的局限,从货比三家到货比百家、千家,大幅度降低采购费用,降低采购成本,大大提高采购工作效率。

②实现采购过程的公开化。有利于进一步公开采购过程,实现适时监控,使采购更透明、更规范。

③实现采购业务操作程序化。必须按软件规定流程进行,大大减少采购过程的随意性。

④促进采购管理定量化、科学化。实现信息的大容量与快速传送,为决策提供更多、更准确、更及时的信息,决策依据更充分。

⑤实现企业为库存而采购到为订单而采购。在电子商务模式下,印刷业务的采购活动是以订单驱动方式进行的。制造订单的产生是在用户需求订单的驱动下产生的。然后,制造订单驱动采购订单,采购订单再驱动印刷商。这种准时化的订单驱动模式可以准时响应用户的需求,从而降低了库存成本,提高了物流的速度和库存周转率。

⑥实现采购管理向外部资源管理转变。由于与供需双方建立起一种长期的、互利的合作关系,因此采购方可以及时把质量、服务、交易期的信息传送给供方,使供方严格按要求提供产品与服务,根据生产需求协调供应商的计划,实现准时化采购。从而,合作双方在遵循受益最大化原则和理性合作原则基础上,提高了他们市场的竞争力,使双方获得更多的利益,实现双赢乃至多赢目标。特别是采用电子商务采购,为采购提供了一个全天候超时空的采购环境,即365天×24小时的采购环境。降低了采购费用,简化了采购过程,使采购交易双方形成战略伙伴关系。

⑦在印刷企业竞争的环境不断变化、客户需求越来越个性化的情况下,印刷企业可以通过电子商务方式扩展企业的营销业务范围,针对市场需求,及时调整和整合企业的内部资源,提高企业管理效率和产品质量等一系列有益于企业发展的竞争战略措施。采用网上的业务竞价,业务采购的市场被进一步规范,减少了价格之间的竞争,使印刷企业可以将精力重点放在企业内部的战略发展,产品质量的改进以及业务市场的拓展等,通过供应产业链的整合,印刷业务实行竞价将真正带动起印刷企业和业务方的共同发展,达到双赢。

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